Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w Polskich Terminalach Spółce Akcyjnej z siedzibą w Szczecinie powstała w obowiązku wykonania Dyrektywy z dnia 23 października 2019 roku Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii i określa utworzenie wewnętrznego systemu zgłoszeń, monitorowania, wykrywania i rozwiązywania sytuacji związanych z wystąpieniem naruszeń prawa.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w Polskich Terminalach Spółce Akcyjnej z siedzibą w Szczecinie, zwana dalej „Procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa w Polskich Terminalach S.A. (zwanych w dalszej części także „Spółką”), a także tryb podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.

2. Procedura ma na celu:

1) wprowadzenie przejrzystych i jednolitych zasad ujawniania przypadków Naruszeń prawa, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty;

2) zapewnienie, że Zgłoszenia zostaną przyjęte, poddane analizie, zidentyfikowane pod kątem wystąpienia Naruszeń prawa, oszacowane z punktu widzenia ryzyka i właściwie zarządzone, a Sygnalista będzie chroniony przed Działaniami Odwetowymi.

3. Procedura obowiązuje Sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy. Postanowienia niniejszej Procedury mają zatem zastosowanie  do następujących grup osób uprawnionych do dokonania Zgłoszenia:

1) pracownik;

2) pracownik tymczasowy;

3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4) przedsiębiorca;

5) prokurent;

6) akcjonariusz lub wspólnik;

7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

9) stażysta;

10) wolontariusz;

11) praktykant;

12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);

13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).

§ 2. Definicje

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1) Działaniu Odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę zgłaszającemu;

2) Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia;

3) Komisji – rozumie się przez to zespół powołany do rozpatrywania Zgłoszeń, o którym mowa w § 4;

4) Pełnomocniku ds. zgłaszania naruszeń – rozumie się przez to osobę powołaną przez Prezesa Zarządu, której zadania określa niniejsza Procedura w § 7, zwany dalej także „Pełnomocnikiem”;

5) Naruszeniu prawa – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

a) korupcji;

b) zamówień publicznych;

c) usług, produktów i rynków finansowych;

d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

f) bezpieczeństwa transportu;

g) ochrony środowiska;

h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

i) bezpieczeństwa żywności i pasz;

j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

k) zdrowia publicznego;

l) ochrony konsumentów;

m) ochrony prywatności i danych osobowych;

n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki  samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt a)-p).

6) Rejestrze Zgłoszonych Naruszeń – rozumie się przez to rejestr zawierający informacje o wszystkich Zgłoszeniach w Polskich Terminalach Spółce Akcyjnej z siedzibą  w Szczecinie, zwany także „Rejestrem Zgłoszeń”;

7) Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną zgłaszającą informację o Naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, która kwalifikuje się do objęcia ochroną przed Działaniami Odwetowymi na mocy niniejszej Procedury z uwagi na fakt, że dokonała Zgłoszenia mając uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem Zgłoszenia informacje na temat Naruszeń, były prawdziwe w momencie dokonywania Zgłoszenia oraz informacje te są objęte zakresem zastosowania niniejszej Procedury;

8) Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazaną Sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz powodów takich działań;

9) Zgłoszeniu – rozumie się przez to informację o uzasadnionym podejrzeniu, dotyczącym zaistniałych lub potencjalnych Naruszeń prawa, do których doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, złożone przez osobę zgłaszającą za pomocą kanałów określonych niniejszą Procedurą;

10) Kanałach zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie Zgłoszenia;

11) RODO – rozumie się przez to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

§ 3. Tryb dokonywania Zgłoszeń wewnętrznych

1. Spółka udostępni kanały zgłaszania Naruszeń prawa zapewniające poufność tożsamości osoby zgłaszającej i osób wymienionych w Zgłoszeniu oraz umożliwi dostęp do tych informacji tylko osobom biorącym udział w postępowaniu wyjaśniającym.

2. Osobą właściwą do przyjmowania (otrzymywania) zgłoszeń jest Pełnomocnik lub odpowiednia inna osoba upoważniona na podstawie odrębnego aktu przez Prezesa Zarządu.

3. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:

1) dane zgłaszającego, tj. imię i nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe,

2) datę i miejsce sporządzenia Zgłoszenia,

3) dane osoby/osób, które dopuściły się Naruszenia prawa, w tym imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,

4) opis naruszenia prawa oraz data, miejsce i okoliczności zdarzenia,

5) wskazanie ewentualnych dowodów np. dokumentów, imion i nazwisk świadków,

6) informację, czy zgłoszenie zostało przekazane do podmiotu zewnętrznego,

7) informację, czy zgłaszający wyraża zgodę na ujawnienie swej tożsamości,

8) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.

4. Zgłoszenie może mieć charakter:

1) poufny – dane sygnalisty chronione będą przed dostępem osób nieupoważnionych,

2) jawny – dane sygnalistą będą mogły zostać ujawnione innym osobom niż uprawnione. W tym przypadku podstawą do ujawnienia danych jest wyraźna, pisemna zgoda Sygnalisty.

5. Zgłoszenie może być dokonane za pośrednictwem następujących kanałów zgłaszania:

1) drogą mailową na adres: sygnal@polskieterminale.pl wraz z tytułem e-maila „Zgłoszenie naruszenia”

2) dostarczenie wiadomości w formie papierowej na adres Spółki do korespondencji: Polskie Terminale S.A., ul. Bytomska 7, 70-603 Szczecin, z dopiskiem: „Zgłoszenie naruszenia”,

6. Pracownik otrzymujący kopertę z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia” zobowiązany jest do nieotwierania koperty i niezwłocznego przekazania jej Pełnomocnikowi.

7. Zgłaszający otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego

otrzymania przez podmiot upoważniony do przyjmowania Zgłoszeń, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

8. Zgłoszenia są rejestrowane w Rejestrze Zgłoszonych Naruszeń, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.

9. Zgłoszenia rozpatrywane są przez Komisję.

10. Zgłoszenie uznane za niekompletne po analizie Komisji może być skierowane do Sygnalisty w celu jego uzupełnienia.

11. Nieuzupełnienie Zgłoszenia w terminie 7 dni od otrzymania przez Sygnalistę wezwania skutkuje rozpatrzeniem Zgłoszenia na podstawie posiadanej dokumentacji.

12. Sygnalista nie może przekazać Zgłoszenia anonimowo. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane przez Spółkę.

§ 4. Skład i organizacja pracy Komisji

1. Komisję powołuje Prezes Zarządu na mocy zarządzenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.

2. Komisja składa się z 2 do 3 członków.

3. Skład Komisji będzie każdorazowo wskazany w zarządzeniu Prezesa Zarządu.

4. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności Zastępca, powołany przez Prezesa Zarządu spośród pozostałych członków Komisji.

5. Pełnomocnik ds. zgłoszenia naruszeń odpowiedzialny jest za obsługę administracyjną Komisji, w tym za sporządzenie i przechowywanie wszelkiej dokumentacji Komisji.

6. Jeśli okoliczności będą tego wymagały, Komisja ma prawo wskazać osoby spośród Pracowników Spółki do pomocy merytorycznej.

7. Komisja jest organem opiniodawczym. Jej głównym zadaniem jest wszczęcie postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia wszystkich okoliczności zawartych w Zgłoszeniu.

8. Prowadząc postępowanie wyjaśniające Komisja:

1) bada wszystkie okoliczności w celu wszechstronnego wyjaśnienia sprawy,

2) kieruje się zasadą obiektywizmu i niezależności w ocenie zebranych informacji,

3) dąży do możliwie najszybszego zakończenia badania sprawy.

9. W przypadku braku jednomyślności, wnioski końcowe Komisji zapadają zwykłą większością głosów, a w przypadku równiej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego Komisji, który głosuje jako ostatni.

10. Komisja uprawniona jest do kontaktowania się oraz uzyskiwania od jednostek organizacyjnych oraz wszystkich Pracowników, wyjaśnień lub dokumentacji, które mogą przyczynić się do wyjaśnienia Zgłoszeń.

11. Pełnomocnik ds. zgłaszania naruszeń oraz Członkowie Komisji legitymują się pisemnym upoważnieniem w zakresie podejmowanych przez nich działań w ramach Procedury oraz składają oświadczenie o zachowaniu poufności.

12. Członkowie Komisji, co do których z treści Zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowani w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot Zgłoszenia, nie mogą uczestniczyć w pracach Komisji.

§ 5. Zadania Komisji

Do zadań Komisji należy w szczególności:

1) ocena formalna Zgłoszenia;

2) przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego;

3) wysłuchanie osób mogących wnieść dowód w pracach Komisji (wzór Protokołu

wysłuchania stanowi Załącznik nr 4 do niniejszej Procedury);

4) wzywanie do uzupełnienia Zgłoszenia;

5) przeprowadzenie oceny zebranych dowodów;

6) sporządzenie na podstawie przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego, Raportu końcowego Komisji (wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszej Procedury);

7) kierowanie informacji o wynikach postępowania wyjaśniającego do Prezesa Zarządu;

8) sporządzenie informacji zwrotnej kierowanej do Zgłaszającego/Sygnalisty.

§ 6. Tryb rozpatrywania Zgłoszeń przez Komisję

1. Komisja rozpatruje każde Zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, a także w sposób obiektywny i bezstronny.

2. Po otrzymaniu Zgłoszenia, Komisja podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu, włączając w to weryfikację Zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą.

3. Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu.

4. Maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej wynosi 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesiące od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia.

5. Jeśli członek Komisji pozostaje z osobą, której dotyczy Zgłoszenie w stosunku, który mógłby budzić wątpliwości co do bezstronności lub jeśli rozpatrywane Zgłoszenie dotyczy pośrednio lub bezpośrednio członka Komisji, członek ten zostaje wyłączony w danym postępowaniu.

6. Komisja na podstawie wstępnej analizy Zgłoszenia określa plan działania w celu wyjaśnienia zagadnień zawartych w Zgłoszeniu.

7. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Komisja ocenia zasadność Zgłoszenia, które może zostać uznane za:

1) zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze,

2) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

8. Informacja zwrotna, o której mowa w ust. 4 obejmuje w szczególności informacje o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia Naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone Naruszenia prawa.

9. Każde Zgłoszenie, które trafi do Komisji musi zostać wpisane do Rejestru Zgłoszeń i otrzymać numer wewnętrzny. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego sporządzany jest przez Komisję raport.

10. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Komisja przekazuje niezwłocznie Sygnaliście oraz osobie, której Zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym Zgłoszeniu oraz wynikach przeprowadzonej weryfikacji.

11. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Przewodniczący Komisji zobowiązany jest poinformować Prezesa Zarządu o wynikach postępowania wyjaśniającego.

§ 7. Zadania Pełnomocnika

Do zadań Pełnomocnika, a w przypadku jego nieobecności – osoby upoważnionej, należy w szczególności:

1) obsługa administracyjno-biurowa Komisji;

2) nawiązywanie kontaktu z Sygnalistą, w celu informowania o postępowaniu w sprawie Zgłoszenia oraz uzyskania uzupełnienia Zgłoszenia;

3) nadzór nad ewentualnymi działaniami odwetowymi w stosunku do Sygnalisty, a w przypadku Zgłoszenia stosowania działań odwetowych, natychmiastowa interwencja;

4) sporządzanie listy obecności z posiedzenia Komisji;

5) potwierdzanie otrzymania Zgłoszeń w ciągu 7 dni od daty otrzymania,

chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie;

6) prowadzenie Rejestru zgłoszonych Naruszeń prawa;

7) zawiadamianie członków Komisji o terminie posiedzenia;

8) przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej o wynikach postępowania wyjaśniającego w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesiące od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

§ 8. Przechowywanie dokumentacji związanej ze Zgłoszeniem wewnętrznym

1. Za prowadzenie spraw oraz gromadzenie wszelkiej dokumentacji dotyczącej Zgłoszeń odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. zgłaszania naruszeń.

2. Dokumenty dotyczące Zgłoszeń wraz z Rejestrem przechowywane są w zamykanej na klucz szafie, która znajduje się w niedostępnym dla osób trzecich, zamykanym na klucz pomieszczeniu.

§ 9. Rejestr Zgłoszonych Naruszeń

1. Zgłoszenia dokonane w oparciu o przepisy Procedury podlegają rejestracji w Rejestrze Zgłoszonych Naruszeń.

2. Za prowadzenie Rejestru, o którym mowa w ust. 1, odpowiada Pełnomocnik ds. zgłaszania naruszeń lub odpowiednia inna osoba upoważniona na podstawie odrębnego aktu

do przyjmowania Zgłoszeń.

3. W Rejestrze Zgłoszonych Naruszeń gromadzi się w szczególności dane dotyczące:

1) numeru zgłoszenia;

2) przedmiotu Naruszenia prawa;

3) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne

do identyfikacji tych osób;

4) adres do kontaktu Sygnalisty;

5) daty dokonania Zgłoszenia;

6) informacji o podjętych działaniach następczych;

7) daty zakończenia sprawy.

4. Rejestr Zgłoszonych Naruszeń prowadzony jest według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Procedury.

5. Rejestr, o którym mowa w niniejszym paragrafie, jest prowadzony przy zachowaniu zasad poufności, w tym ochrony tożsamości zgłaszającego oraz osoby, której Zgłoszenie dotyczy.

6. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

7. Spółka jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w Rejestrze Zgłoszeń Naruszeń.

§ 10. Poufność, Anonimowość

1. Komisja zobowiązana jest zapewnić osobie zgłaszającej ochronę jej tożsamości. Wyjątkiem jest sytuacja, w której ujawnienie przez Komisję tożsamości osoby zgłaszającej jest obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

2. Wszelkie dane zawarte w Zgłoszeniu oraz czynności podejmowane w ramach Procedury traktowane są jako poufne i nie będą ujawniane do wiadomości innych osób, za wyjątkiem

zakresu niezbędnego do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

3. Postępowanie ma charakter poufny, co oznacza, że członkowie Komisji oraz inne osoby uczestniczące w postępowaniu wyjaśniającym prowadzonym przez Komisję zobowiązane są zachować poufność informacji.

4. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych.

5. Osobie zgłaszającej Spółka zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.

6. Podczas rozpatrywania Zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązaniu do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z poszanowaniem godności i dobrego imienia pracowników i osób, których dotyczy Zgłoszenie.

§ 11. Zakaz podejmowania Działań Odwetowych, Ochrona Sygnalisty

1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał Zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego, zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych także w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby powiązanej z Sygnalistą.

2. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o Naruszeniu prawa.

3. Procedura ma na celu ochronę Sygnalisty przed ewentualnymi działaniami odwetowymi, w szczególności o charakterze represyjnym, dyskryminującym lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, mogącymi być następstwem takiego Zgłoszenia.

4. Ochronie podlega Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia w dobrej wierze. Zgłoszenie nie może skutkować działaniami odwetowymi lub innymi niepożądanymi działaniami wobec Sygnalisty.

5. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty świadczącego aktualnie, w przeszłości lub mającego świadczyć w przyszłości pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego niż stosunek pracy (o ile charakter świadczonej pracy lub usług tego nie wyklucza) jest w szczególności:

1) odmowa nawiązania stosunku pracy;

2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;

3) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

4) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;

5) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;

6) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych

z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;

7) przeniesienie na niższe stanowisko pracy;

8) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

9) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;

10) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

11) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;

12) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

13) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;

14) mobbing;

15) dyskryminacja;

16) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;

17) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

18) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

19) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze

lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

20)spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;

21) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.

6. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty świadczącego aktualnie, w przeszłości lub mającego świadczyć w przyszłości pracę na podstawie innego stosunku prawnego niż stosunek pracy jest w szczególności:

1) wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;

2) nałożenie obowiązku lub odmowa przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

7. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu do wiadomości ogólnej, chyba że za jego dobrowolną, wyraźną, pisemną zgodą.

8. Osoba wyznaczona do przyjmowania Zgłoszeń, niezwłocznie po jego otrzymaniu dokonuje anonimizacji danych Sygnalisty i nadaje numer sprawie zgodnie z kolejnością zgłoszeń w Rejestrze Zgłoszeń. Numer Zgłoszenia będzie wykorzystany jako identyfikator sprawy zgłoszonej przez Sygnalistę.

9. Wykorzystany kanał informacyjny wniesienia Zgłoszenia powinien być zastrzeżony jedynie do wiadomości Pełnomocnika, a w przypadku jego nieobecności – osoby upoważnionej.

10. Sygnalista, w przypadku wystąpienia działań odwetowych, niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie Pełnomocnika ds. zgłaszania naruszeń.

11. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia.

§ 12. Odpowiedzialność za fałszywe Zgłoszenie

1. Zgłoszenie Naruszeń prawa może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń Naruszeń prawa. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

2. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy Zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, że w zgłoszeniu Naruszenia prawa świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę lub usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy.

3. Osoba, która dokonała Zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów. Sygnaliści dokonujący Zgłoszenia w złej wierze, nie podlegają ochronie przewidzianej w niniejszej Procedurze. Osoba, która poniosła szkodę z powodu Zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego Zgłoszenia, odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

4. Niezależnie od skutków wskazanych w niniejszym paragrafie, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego Zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej, wskazanej w odpowiednich przepisach.

§ 13. Ochrona danych osobowych

1. Dane osobowe podmiotu dokonującego Zgłoszenia, osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz innych osób, przetwarzane w związku ze Zgłoszeniem, są chronione zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016).

2. Spółka gwarantuje, że Procedura oraz związane z przyjmowaniem Zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych Zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej

w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

3. Spółka przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia wewnętrznego, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

5. Przetwarzanie danych osobowych osoby zgłaszającej Naruszenie prawa następuje na podstawie wyraźnego, dobrowolnego działania, jakim jest dokonanie Zgłoszenia i następuje w celu weryfikacji oraz podjęcia działań następczych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

7. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych

są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

8. Termin, o których mowa w ust. 6 nie obowiązuje, jeśli dokumenty związane

ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

9. Ochrona danych jest realizowana zgodnie z przyjętą w Spółce Polityką Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych.

10. Jeżeli dane osobowe objęte Zgłoszeniem zostały udostępnione nieupoważnionej osobie, osoba ta jest obowiązana do:

1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości zgłaszającego lub Sygnalisty;

2) niezwłocznego przekazania informacji Pełnomocnikowi do spraw zgłoszeń wewnętrznych;

3) usunięcia posiadanych pisemnych lub elektronicznych kopii informacji.

11. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f RODO nie stosuje się w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą (tj. od sygnalisty o osobach trzecich), administrator nie jest zobowiązany podawać źródła pochodzenia danych osobowych (tj. danych Sygnalisty).

12. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO nie stosuje się w zakresie prawa dostępu przysługującego osobie, której dane dotyczą (jeżeli dane osobowe nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą – wszelkie dostępne informacje o ich źródle).

§ 14. Zgłoszenie zewnętrzne

1. Zgłaszający może dokonać także zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny, w szczególności, gdy:

1) nie zostanie przekazana zgłaszającemu w obowiązującym terminie informacja zwrotna bądź, gdy nie zostaną w tym terminie podjęte działania następcze;

2) zgłaszający ma uzasadnione podstawy by sądzić, że Naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;

3) dokonanie Zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe.

§ 15. Ujawnienie publiczne

Osoba zgłaszająca dokonująca ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli:

1) dokonała zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej określonym w niniejszej Procedurze organy nie podjęły odpowiednich działań następczych lub nie przekazały zgłaszającemu informacji zwrotnej, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację;

2) dokonała od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa tego organu, nie podejmie odpowiednich działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację;

3) ma uzasadnione podstawy, żeby sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;

4) ma uzasadnione podstawy, żeby sądzić, że dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe;

5) ma uzasadnione podstawy, żeby sądzić, że w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

§ 16. Postanowienia końcowe

1. Prezes Zarządu Polskich Terminali S.A. jest zobowiązany zapoznać wszystkich pracowników z postanowieniami niniejszej Procedury, jak również z jej zmianami. Oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurą, stanowiące Załącznik nr 6, przechowywane jest w aktach osobowych.

2. Każda z osób świadczących pracę w Polskich Terminalach S.A. bez względu na podstawę jej świadczenia, zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych oraz do jej przestrzegania.

3. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w Polskich Terminalach S.A., w sposób przyjęty w tym podmiocie prawnym.

Załącznik 

Formularz Zgłaszania Naruszeń